Thay thế Microsoft Word bằng Google Documents? 8 mẹo đơn giản giúp bạn bắt đầu

Microsoft Word có thể là trình xử lý văn bản phổ biến nhất, nhưng Tài liệu dựa trên đám mây của Google đã dần làm lu mờ phần mềm đáng kính của Redmond đối với những người dùng Internet có ngân sách hạn hẹp. Nó không chỉ miễn phí mà còn cung cấp khả năng chia sẻ liền mạch và khả dụng trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào có kết nối internet.

Thành công của Google đã thúc đẩy Microsoft cung cấp các phiên bản trực tuyến của bộ Office, cũng như phiên bản Microsoft Word miễn phí trên web. Và mặc dù Google Tài liệu không còn cung cấp dung lượng miễn phí không giới hạn nữa, nhưng 15 GB là rất nhiều tài liệu. Nếu bạn đã thay thế Word bằng Google Documents, hãy đọc tiếp để biết một số thủ thuật ẩn.

Khám phá các mẫu

Không biết bắt đầu từ đâu? Kiểm tra các mẫu bao gồm. Truy cập chúng từ trang tài liệu chính bằng cách di chuột qua biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải và nhấp vào biểu tượng Chọn mẫu xuất hiện. Hoặc nhấp vào Tệp > Mới > Từ Mẫu đến Tài liệu Hiện có.

Các mẫu được nhóm theo mục đích và bao gồm các đề xuất dự án được định dạng, bản tin, các tài liệu pháp lý khác nhau, lời mời làm việc, sơ yếu lý lịch, báo cáo của trường, v.v. Những thứ khác có thể được cung cấp bằng cách cài đặt một số tiện ích bổ sung.

Mở khóa chỉnh sửa ngoại tuyến

Khó khăn duy nhất với dịch vụ đám mây là truy cập khi bạn không có kết nối Internet, nhưng Google Docs hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến. Chọn Tệp > Ưu đãi ngoại tuyến và phiên bản mới nhất của tài liệu sẽ có sẵn để xem và chỉnh sửa khi bạn không kết nối. Khi kết nối được khôi phục, tất cả các thay đổi sẽ được tự động đồng bộ hóa. Quay lại Tệp > Cho phép Ngoại tuyến để tắt tính năng này bất kỳ lúc nào.

Xem lịch sử phiên bản

Tất cả chúng ta đều muốn theo dõi các thay đổi đối với tài liệu, đặc biệt nếu nó được chia sẻ bởi nhiều người. Bạn sẽ có thể quay ngược thời gian nếu ai đó vô tình xóa thứ gì đó hoặc bạn vừa đổi ý. Đây là nơi lịch sử phiên bản của Google có ích.

Trong tài liệu của bạn, nhấp vào liên kết “Thay đổi lần cuối X ngày/lần trước” ở trên cùng, mở Tệp > Lịch sử Phiên bản > Xem Lịch sử Phiên bản hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H để xem danh sách các thay đổi từ Ngày và thời gian. . Nếu nhiều thay đổi được thực hiện trong cùng một ngày hoặc trong một khoảng thời gian ngắn, các phiên bản này được nhóm thành các mục nhập lồng nhau dưới một mục nhập.

Để rõ ràng, các phiên bản có thể được đặt tên cụ thể. Nhấp vào nút radio ở góc trên bên phải để hiển thị các phiên bản của tài liệu mà bạn đã đặt tên.

Tạo mục lục

Mục lục có đánh số trang

Đối với các tài liệu dài có thể hữu ích cho việc tổ chức, hãy đi tới Chèn > Mục lục và chọn một trong hai định dạng (số trang hoặc liên kết màu lam).

Các tài liệu sẽ tìm văn bản được tạo kiểu dưới dạng tiêu đề và đặt nó ở đầu trang cùng với các liên kết đưa bạn đến phần đó. Làm thế nào để bạn định dạng tiêu đề? Đánh dấu văn bản, nhấp vào hộp Kiểu và chọn Đầu đề 1, Đầu đề 2, Đầu đề 3, v.v. (Hoặc đi tới Định dạng > Kiểu đoạn văn.)

Nếu bạn đang tạo đầu đề sau khi kéo trường mục lục vào tài liệu của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Làm mới hình tròn bên cạnh mục lục để áp dụng các thay đổi. Bạn cũng có thể xem mục lục trong thanh bên.

tài liệu từ google

Google Documents giúp dễ dàng tìm kiếm từ một cửa sổ. Nếu bạn cần tìm tệp Google Drive hoặc thông tin từ web, hãy nhấp vào nút Khám phá (nút trông giống hình chữ nhật với viên kim cương bên trong) ở góc dưới bên phải của tài liệu.

Thao tác này sẽ mở một bảng điều khiển mới có thanh tìm kiếm, nơi bạn có thể tìm kiếm trên web hoặc các tài liệu hiện có của mình. Cái sau được gọi là Tìm kiếm trên đám mây cho tài khoản doanh nghiệp tại Cơ quan và Drive cho tài khoản cá nhân. Tại nơi làm việc, hãy di chuột qua mục nhập và nhấp vào dấu cộng để thêm liên kết đến tài liệu hoặc chèn hình ảnh. Để thêm trích dẫn từ kết quả tìm kiếm trên web vào tài liệu của bạn, hãy di chuột qua nó và nhấp vào biểu tượng trích dẫn.

Chia sẻ liên kết

Để chia sẻ tài liệu, hãy nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh lam ở góc trên bên phải và nhập địa chỉ email của tất cả người nhận. Để gửi liên kết trực tiếp tới tài liệu, hãy bấm vào Sao chép liên kết để nhận liên kết có thể chia sẻ nhưng chỉ những người được thêm vào danh sách chia sẻ mới có thể mở liên kết đó.

Thay đổi quyền bằng cách nhấp vào Chia sẻ > Chỉnh sửa cho bất kỳ ai có liên kết, điều này sẽ cho phép bất kỳ ai có URL xem tài liệu, ngay cả khi bạn không nhập cụ thể địa chỉ email của tài liệu. Sau đó cho biết những người này là độc giả, người bình luận hay biên tập viên. Để chặn nó sau này, hãy đổi nó thành “Bị hạn chế”.

Khi tất cả các quyết định đã được đưa ra, hãy nhấp vào Sao chép liên kết từ trang này để nhận liên kết có thể chia sẻ.

Thêm phông chữ mới

Google Tài liệu hỗ trợ hơn 30 phông chữ trên thanh công cụ với menu thả xuống phông chữ, nhưng có những phông chữ khác bị ẩn trong tầm nhìn rõ ràng. Nhấp vào menu phông chữ và chọn “Thêm phông chữ” ở trên cùng. Điều này sẽ mở một menu các phông chữ bổ sung phải được thêm vào Tài liệu trước khi chúng có thể được sử dụng.

Nhấp vào menu Hiển thị: Tất cả Phông chữ và chọn Hiển thị để xem trước phông chữ. Nhấp vào một phông chữ để thêm nó vào danh sách các phông chữ đang hoạt động trong phần Phông chữ của tôi. Bấm OK để lưu các phông chữ mới vào danh sách hoạt động.

Nhập ký tự đặc biệt

Có một số cách để chèn các ký tự đặc biệt trong Google Docs. Mở Chèn > Ký tự đặc biệt để có cơ sở dữ liệu về các đối tượng mà bạn có thể chèn, bao gồm ký hiệu, biểu tượng cảm xúc, dấu chấm câu, ký hiệu và dấu không dễ thực hiện với bàn phím tiêu chuẩn. Biết những gì bạn cần nhưng không biết những gì nó được gọi là? Hãy vẽ nó và Google Docs sẽ cung cấp cho bạn kết quả.

Một cách dễ dàng hơn để thực hiện việc này là sử dụng menu Thay thế, nơi bạn có thể nhập một từ và Google Tài liệu sẽ hiển thị một từ khác. Đi tới Công cụ > Tùy chọn > Thay thế và bạn có thể thêm một ký tự trong cột “Thay thế”, ký tự này sẽ được thay thế bằng ký tự trong cột “C”, giống như cách bạn nhập (c) để tạo biểu tượng ©.

Nhược điểm duy nhất là màn hình Thay thế không cho phép bạn chọn trực tiếp một ký tự cụ thể, nhưng ít nhất bạn có thể thêm ký tự đó vào tài liệu của mình và sao chép. Ví dụ: nếu bạn muốn dễ dàng tạo Ĉ, bạn có thể tạo một thay thế trong đó cách đánh vần “c ^” trở thành ký tự bạn muốn.