Cách sử dụng Microsoft Teams miễn phí

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc là thành viên của nhóm tại một công ty lớn hơn, rất có thể bạn cần một nơi nào đó để kết nối và cộng tác với mọi người trong và ngoài tổ chức của mình. Nhưng bạn không phải trả tiền cho các công cụ cộng tác đắt tiền như Office 365 hoặc SharePoint vì Microsoft Teams miễn phí sử dụng.

Với phiên bản Microsoft Teams miễn phí, bạn có được các cuộc trò chuyện, cuộc gọi âm thanh và video không giới hạn, cùng với 10 GB dung lượng lưu trữ tệp cho toàn bộ nhóm của bạn và 2 GB dung lượng lưu trữ cá nhân cho mỗi người. Microsoft Teams tích hợp với tất cả các ứng dụng Office trực tuyến, cũng như hơn 140 ứng dụng kinh doanh. Thêm tối đa 299 người vào mạng liên hệ của bạn, những người có thể ở trong hoặc ngoài tổ chức của bạn.

Hãy nhớ rằng phiên bản miễn phí của Microsoft Teams chỉ khả dụng cho những người không có đăng ký thương mại trả phí cho Office 365. Những người đăng ký Office 365 cố gắng đăng ký Teams sẽ được chuyển hướng đến tài khoản được quản lý cho gói hiện có của họ. Những khách hàng không có giấy phép Teams như một phần của đăng ký Office 365 có thể đăng ký dùng thử miễn phí một năm.

Thiết lập Nhóm Microsoft

Bạn sẽ cần một tài khoản Microsoft để tạo một nhóm. Truy cập trang web Microsoft Teams và nhấp vào nút “Đăng ký miễn phí” để bắt đầu. Nhập tên người dùng cho tài khoản bạn muốn sử dụng và chọn cách bạn muốn sử dụng Teams – cho trường học, cho bạn bè và gia đình hoặc cho cơ quan và tổ chức.

Nhập mật khẩu của bạn và xác minh tên của bạn, tên công ty và các chi tiết liên quan khác. Sau đó nhấp vào nút Tùy chỉnh lệnh. Sau đó, bạn sẽ được hỏi xem bạn muốn sử dụng ứng dụng Teams hay ứng dụng web. Ứng dụng web Teams phù hợp với hầu hết các chức năng chính nhưng bạn sẽ muốn cài đặt ứng dụng trên máy tính để tận dụng tối đa dịch vụ.

Nếu bạn không tải xuống trong quá trình thiết lập ban đầu, hãy tải xuống từ trang web Team Downloads. Bạn cũng có thể cài đặt phiên bản di động của Microsoft Teams (iOS, Android), phiên bản này cung cấp nhiều tính năng giống như ứng dụng trên máy tính và giúp bạn duy trì kết nối với những người khác khi đang di chuyển. Để đơn giản, chúng ta sẽ làm việc với một ứng dụng web ở đây.

mời thành viên

Trên màn hình chào mừng, hãy xác nhận tên tổ chức Teams của bạn, rồi bấm vào Tiếp tục. Trên màn hình chính, bạn có thể chọn từ nhiều nhiệm vụ khác nhau, nhưng bước đầu tiên là mời những người khác tham gia nhóm của bạn.

Nhấp vào liên kết Mời mọi người ở thanh bên trái. Sau đó, bạn có thể mời những người có liên kết được chia sẻ, danh sách liên hệ email của bạn hoặc email trực tiếp. Chọn tùy chọn mong muốn.

Đối với ví dụ này, hãy xem xét email. Bạn có thể mời những người khác tham gia nhóm của mình bằng cách cung cấp địa chỉ email của họ. Thêm tên hiển thị của từng người vào cột bên phải. Nhấp vào liên kết Thêm Thêm nếu bạn cần không gian cho các địa chỉ bổ sung. Nhấp vào Gửi lời mời và đóng cửa sổ lời mời.

Những người bạn mời sẽ nhận được lời mời qua email và có thể tham gia nhóm của bạn bằng cách nhấp vào liên kết đính kèm. Sau đó, họ sẽ được đưa đến Microsoft Teams, nơi họ cũng có thể chọn tên hiển thị và thêm ảnh.

Trò chuyện nhóm

Nhiệm vụ tiếp theo bạn có thể muốn giải quyết là bắt đầu một cuộc trò chuyện bằng cách chào hỏi mọi người trong nhóm của bạn. Nhấn vào biểu tượng Nhóm trên thanh công cụ bên trái, sau đó chọn biểu tượng Trò chuyện mới ở dưới cùng. Viết tin nhắn của bạn. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể trả lời tin nhắn của bạn và bắt đầu cuộc trò chuyện. Bạn có thể cải thiện tin nhắn của mình bằng cách định dạng văn bản, đính kèm tệp, thêm biểu tượng cảm xúc hoặc GIF, v.v.

Để chia sẻ tệp với mọi người trong nhóm của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Đính kèm Kẹp giấy và chọn tệp bạn muốn chia sẻ. Chọn một tệp từ site Microsoft Teams, OneDrive hoặc máy tính của bạn.

Tích hợp với Microsoft Office nghĩa là các tệp từ Word, Excel, PowerPoint và OneNote có thể được xem và chỉnh sửa trực tiếp từ Teams. Các thành viên trong nhóm sẽ có thể chỉnh sửa tệp trong trình duyệt của họ thông qua Office dành cho web hoặc trong ứng dụng Office đầy đủ nếu tệp được cài đặt trên máy tính của họ.

Thay vì nói chuyện với cả nhóm, bạn có thể nói chuyện với một người hoặc một nhóm nhỏ. Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng trò chuyện trên thanh công cụ bên trái. Nhập tên của người hoặc những người mà bạn muốn trò chuyện vào trường Đến ở đầu màn hình.

Nhập tin nhắn của bạn vào trường “Tin nhắn mới” ở dưới cùng và nhấp vào “Gửi”. Các cuộc trò chuyện hiện có được lưu ở bên trái màn hình để dễ dàng truy cập.

cuộc họp ảo

Các nhóm có các công cụ gọi âm thanh và video tích hợp sẵn. Để sử dụng tính năng này, bạn phải đang sử dụng Chrome, Edge hoặc ứng dụng Windows Teams dành cho máy tính để bàn (không hỗ trợ Firefox). Bắt đầu hội nghị âm thanh hoặc video bằng cách nhấp vào biểu tượng Cuộc họp trên thanh công cụ bên trái. Chọn xem bạn muốn gặp ngay bây giờ hay đặt lịch hẹn.

Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có cơ hội thay đổi một số chi tiết. Bạn có thể thêm chủ đề cuộc họp và quyết định có tắt tiếng video và/hoặc âm thanh hay không. Bấm vào nút “Tham gia” để chính thức bắt đầu cuộc họp. Sau đó, bạn có thể mời người khác tham gia cuộc gọi bằng cách sao chép liên kết cuộc họp hoặc gửi qua email.

Từ màn hình cuộc họp, bạn có thể quản lý truyền phát video và âm thanh, truyền phát sang màn hình khác, chỉnh sửa các cài đặt khác và kết thúc cuộc gọi. Nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng để hiển thị cài đặt thiết bị, hiển thị ghi chú cuộc hẹn và chuyển sang chế độ toàn màn hình.

Bạn cũng có thể thay đổi chế độ họp. Phòng trưng bày cho thấy một người khác. Một thư viện tuyệt vời cho thấy bạn và những người khác. Và chế độ Cùng nhau hiển thị tất cả cho bạn trong một môi trường ảo, chẳng hạn như một khán phòng.

Bạn cũng có thể gọi trực tiếp cho ai đó qua video hoặc âm thanh. Nhấp vào biểu tượng cuộc gọi ở thanh bên trái. Trong trường “Gọi”, nhập tên của người đó. Sau đó nhấp vào biểu tượng âm thanh hoặc video bên dưới, tùy thuộc vào cách bạn muốn nói chuyện với người đó. Bạn cũng có thể thêm người khác vào danh sách cuộc gọi của mình bằng cách nhập họ làm liên hệ.

Tích hợp ứng dụng

Microsoft Teams tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba để cải thiện chức năng của nó. Nhấp vào biểu tượng ứng dụng ở cuối thanh công cụ bên trái. Chọn ứng dụng bạn muốn cài đặt. Trên màn hình thiết lập, chọn nhóm của bạn và nhấp vào nút Cài đặt.

Các nhóm có thể tích hợp với nhiều chương trình khác nhau của Microsoft và dịch vụ của bên thứ ba như ứng dụng quản lý dự án Trello và Asana, ứng dụng năng suất như Evernote và SurveyMonkey, plugin như Polly và GitHub, v.v.

Sau khi ứng dụng được tích hợp với Teams, bạn có thể truy cập ứng dụng trực tiếp từ trang Teams của mình. Ví dụ: nếu bạn cài đặt ứng dụng YouTube, một nút dành cho ứng dụng này sẽ xuất hiện bên dưới trường văn bản trên trang nhóm của bạn, cho phép bạn thêm nội dung từ ứng dụng vào cuộc trò chuyện của mình.