Cách mã hóa tài liệu được lưu trữ trong Google Drive

Nếu bạn muốn bảo vệ các tệp của mình khỏi những con mắt tò mò, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất của bạn, đặc biệt nếu bạn định lưu trữ các tệp đó trên đám mây, nơi phát sinh các sự cố và rò rỉ dữ liệu. Bảo mật khác có thể đưa họ ra thế giới bên ngoài.

Có một số cách để đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn trên đám mây. Thật không may, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu thực sự vào Google Docs. Có các tập lệnh của bên thứ ba hứa hẹn sẽ “bẻ khóa” mật khẩu bảo vệ dịch vụ, nhưng đây là một quy trình khá phức tạp và không được đảm bảo (và không hoàn hảo khi nói đến bảo mật).

Ngoài ra còn có các tiện ích bổ sung của trình duyệt tuyên bố sẽ phục vụ cùng một mục đích, mặc dù chúng tôi khuyên bạn không nên giao các tệp nhạy cảm của mình cho các nhà phát triển tiện ích bổ sung ngẫu nhiên, không xác định. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể thực hiện để chặn tài liệu được lưu trữ trên Google Drive.

Giữ thiết bị của bạn an toàn

Yubico YubiKey 5C NFC

Các tài liệu Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày có thể không được bảo vệ bằng mật khẩu riêng nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên các máy chủ của Google. Nếu bạn không chia sẻ chúng, những người dùng khác sẽ không thể xem tệp của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn.

Để bảo vệ tài liệu của bạn khỏi người bên ngoài, hãy đảm bảo tài khoản của bạn an toàn nhất có thể: sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố và – để có kết quả tốt nhất – sử dụng thiết bị khóa bảo mật như Titan hoặc YubiKey để bảo mật tài khoản của bạn. Với sự giúp đỡ của họ, không ai có thể truy cập vào tài khoản của bạn.

Nếu lo lắng về việc ai đó theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại của mình, bạn sẽ muốn bảo vệ những thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN nếu chưa có và mã hóa bộ nhớ tích hợp. Điện thoại của bạn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật BitLocker (Windows) hoặc FileVault (Mac) trong cài đặt máy tính để ngăn chặn kẻ trộm.

Với các biện pháp bảo mật này, bạn có thể chắc chắn rằng bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm máy tính xách tay sẽ bị chặn truy cập vào bất kỳ tài liệu Google nào mà bạn lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, nó sẽ không bảo vệ bạn nếu máy chủ của Google bị tấn công hoặc nếu nhân viên của Google gây ồn ào.

Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat

Bộ nhớ đám mây an toàn nhất là bộ nhớ bạn kiểm soát hoặc ít nhất là mã hóa mà bạn kiểm soát. Tuy nhiên, cho đến khi Google bổ sung tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của riêng mình, điều tốt nhất bạn có thể làm là thêm một lớp mã hóa bổ sung vào tài liệu của mình trước khi tải chúng xuống.

Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên máy tính của mình, tính năng mã hóa tích hợp của nó có lẽ là tùy chọn dễ dàng nhất. Mở tài liệu mong muốn và đi tới Tệp > Bảo vệ Tài liệu > Mã hóa bằng Mật khẩu. Chọn mật khẩu cho tệp và đảm bảo bạn nhớ mật khẩu đó – nếu bạn quên, tệp sẽ bị mất vĩnh viễn – sau đó tải lên Google Drive. (Thật không may, điều này sẽ không hoạt động trong các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice.)

Nếu bạn có gói Acrobat trả phí, bạn có thể bảo vệ tệp PDF của mình bằng mật khẩu từ Tệp > Bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó bật mật khẩu. Nếu không, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể trợ giúp.

Google sẽ không thể đọc tệp, vì vậy hãy nói lời tạm biệt với việc chỉnh sửa trực tuyến, nhưng nó có thể đáng để đánh đổi nếu bạn chỉ có một vài tài liệu thực sự nhạy cảm. Nếu bạn cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn có thể tải xuống và mở tệp đó trên bất kỳ máy tính nào có cài đặt Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Giải mã tệp, thực hiện các thay đổi, sau đó mã hóa lại và thay thế bằng Google Drive.

Mã hóa tài liệu bằng Boxcryptor

Nếu bạn cần mã hóa các tài liệu không phải Office hoặc nếu bạn không có bản sao Microsoft Office, Boxcryptor là một lựa chọn linh hoạt hơn. Nó rất giống với Dropbox, Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, mặc dù thay vì sử dụng dịch vụ đám mây của riêng mình, nó kết nối với các chương trình đồng bộ hóa đám mây đã được cài đặt trên máy tính của bạn.

Vì vậy, bạn có thể cài đặt Boxcryptor, bật Google Drive trong cài đặt Boxcryptor, sau đó truy cập Boxcryptor từ thanh bên của trình khám phá. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào bạn muốn bảo mật, chọn Boxcryptor > Encrypt và xem hộp kiểm có chuyển sang màu xanh lục hay không. Bạn sẽ vẫn thấy các tệp trong Google Drive, nhưng chúng sẽ không khả dụng trừ khi bạn đã cài đặt và đăng nhập vào Boxcryptor.

(Lưu ý rằng Boxcryptor miễn phí đồng bộ hóa dịch vụ lưu trữ đám mây giữa hai máy tính, nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều dịch vụ hoặc nhiều thiết bị, bạn sẽ cần gói trả phí với giá 48 USD mỗi năm.)

Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt

Nếu bạn cần thứ gì đó hoàn toàn miễn phí có thể được sử dụng với mọi bộ lưu trữ đám mây và mọi thiết bị, thì Veracrypt cực kỳ mạnh mẽ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo vùng chứa được mã hóa nơi bạn có thể ẩn bất kỳ tệp nào mình muốn rồi đặt tệp ở bất kỳ đâu để lưu giữ an toàn.

Đây không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất dành cho người mới bắt đầu, nhưng nó sẽ hỗ trợ miễn phí. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo một tệp mã hóa mới trong thư mục Google Drive của bạn và gắn tệp này từ cửa sổ chính của Veracrypt.

Nó sẽ trông giống như một ổ cứng gắn ngoài – sau đó bạn có thể kéo các tệp quan trọng vào đó, ngắt kết nối ổ đĩa và bộ chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Chỉ cần lưu ý rằng bạn sẽ cần cài đặt Veracrypt trên bất kỳ máy tính nào bạn sử dụng để truy cập các tài liệu bên trong bộ chứa này.

Thật không may, Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu đơn giản vào Google Tài liệu, nhưng hiện tại ít nhất bạn có một số tùy chọn khác nhau.